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膨大な情報をまとめる際のメソッド

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こんにちは。ウェブ解析士の佐藤佳です。
今回は、「膨大な情報をまとめる際のメソッド」のお話です。

※こちらのお話は「膨大な情報をまとめる際のアプローチ方法」の関連記事です。

 

先日、リスボンのWeb summit(世界最大級のITカンファレンス)に行ってきました。

たくさんのセミナーや出展企業の話を聞き、気づきや学びの共有を仲間と行い、
何よりも海外での発見がたくさんあって、頭がクシャクシャになりました(笑)。

ただ、さっさとまとめないと、帰国すれば別の仕事が待っています。

この膨大な情報をどうやってまとめていこう?
私が実際に行ったプロセスを事例としてご紹介したいと思います。

 

■着地点を決めて、情報の圧縮率を把握する

着地点を決めるというのは、
最終成果物をどのくらいの量に設計するのか?ということです。

例えば、30分の報告会にするのか、20分の読み物にするのか、といった具合です。

そして、情報の圧縮率を把握するというのは、
どのくらいの情報量を削らないといけないのかざっくり把握することです。

算数で言うと、「OUTPUT(成果物の量)」÷「INPUT(得た情報量)」と言えます。

この「量」について、仮に時間で測った場合。

例えば、60分のセミナーに参加し、帰社後に上司へ15分間で報告する場合は、
15分÷60分=0.25、つまり4分1くらいに内容をまとめればいいわけです。

具体的には、伝えたいことを箇条書きで書いた時に20個あったなら、
そこから伝えるべきトピックを4分の1=5個ほど選べばよいということですね。

 

ただ、情報量が膨大な場合はそう簡単ではありません。

例えば私の場合、Web summitのOUTPUTの一つとして、
20分くらいで読める記事を書こう、という着地点を決めました。

そして得た情報量は約40時間分だったので、×60分で2,400分になりますよね。
したがって圧縮率は、20分÷2,400分=0.008、
つまり99.92%の情報は捨てることになるというわけです。

ここで伝えたいことは、厳密な計算をしようとか、そういう話ではありません。
Web summitの記事を作るには、相当な情報を捨てなければならない、
ということをざっくり把握することが大切なのです。

それか分からない中で記事や報告書を作ろうとすれば、
何故だか分からないけれど全然まとめられない!と苦悩することになります。

 

■写真を使ってカテゴライズしよう

もし、セミナー、展示会、オフィス視察などで写真を撮っていた場合、
膨大な情報を整理するのに、ぜひ写真を使ってみることをお勧めします。

つまり、「使える写真をピックアップ」すれば、必然的に話題選びができるというわけです。

もしも写真を選んだ後に、「この話はするべきだけど写真がない」という場合は、
その話題も忘れず盛り込んでくださいね。

また、写真を使うことのメリットはそれだけではありません。

1分間に相手に伝えられる情報量は、文字であれば約300字と言われていますが、
図や絵であれば、1分間で約2,000字分の情報量を伝えることができると言われています。

なんと、情報量は6倍!
限られた時間の中でたくさんのことを伝えたい場合は、図や写真を有効活用しましょう。

 

以上、いかがでしたでしょうか?
明日は「膨大な情報をまとめる際の心と脳のギャップ」をご紹介いたします。

 

今回はここまでです。
また次回のブログでお会いしましょう。

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この記事を書いた人

Kei Sato
面白いと思ったモノ・コトを解析し、広く報せることに喜びと生きがいを感じる人です。B to Bの広報と採用が本職。個人ではウェブ解析士、キャリアトランプ ダイバーシティ ナビゲーター、インターネットラジオパーソナリティとしても活動中。ブログでウェブ解析×キャリア支援×広報に役立つお話や、日々の気づきを綴っています。

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